在日常的生活和工作中，我们经常要从事文字工作，但是，在实际应用的过程中，我们发现在公文、论文、计划、总结、试卷、证书、奖牌等文字材料中，存在不少使用不规范的序号、标点符号、和汉语拼音，以及年月日应用的不规范。那么，如何规范使用?

　　请注意以下几个方面的问题。

　　一、文字材料中序号、标点的正确使用

　　1.“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范，应该用逗号，即“第一，”、 “第二，”、“首先，”、“其次，”等。

　　2.“一，”、“二，”、“三，”等用逗号不规范，而应该用顿号，即“一、”、“二、”、“三、”。

　　3.“1、”、“2、”、“3、”和“A、”、“B、”、“C、”等用顿号不规范，而应该使用齐线墨点(实心小圆点)，即“1.”、“ 2.”、“ 3.”或“A.”、“B.”、“C.”。

　　4.序号如加括号，如(1)(2)(3)等不再加标点符号。

　　5.文章的层次顺序应依次是：一、二、三、(一)(二)(三) 1. 2. 3. (1) (2) (3)

　　二、年份中“零”的正确使用

　　1. 年份如用中文形式表示，如“二○○六年八月”，则中间的“○”不能写成阿拉伯数字的长“0”或英语全角字符“O”，而应该用圆“○”(一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”或“几何图形符”中选择，或者直接在“插入”栏内选择“日期和时间”即可)，年份如用阿拉伯数字形式表示，则中间应该用长“0”表示，如：“2005年10月”。

　　2. 按“国家标准”，国家行政机关的公文的日期应该用汉语表示。

　　3. 各类通知、告示、奖牌、证书等上的日期的书写，要做到汉字和阿拉伯数字不混用。如：二00六(错误)、二OO六(错误)、二○○六(正确)

三、公文的年份中“括号”的正确使用印发公文时，年份外的括号应该用中括号“〔〕”(也叫六角括号)，而不应该用小括号“()”或方括号“[ ] ”或英文中使用的“【】”。 如：淮语(2006) 5号 (不规范)淮语 [2006] 5号 (不规范)淮语【2006】 5号 (不规范)淮语〔2006〕 5号 (规 范)

四、正确区分连接号和破折号

1.凡文中使用连接号的应该使用“—”或“～”，而不使用“——”。如：2005年9月—10月中的“—”(使用规范) 100～300公斤中的“～”(使用规范)

2.凡文中使用破折号的应该使用占两个空格的连线“——”而不用“～”或只占一个空格的短线“—”或两个短线“——”表示。(选取破折号，一般在电脑“插入”栏“标点符号”中查找)

五、汉语拼音注音字母的正确使用

1.大小写：句子的首字母大写;诗行的首字母大写;专有名词每个词首字母大写; 标题、标语可以全部大写。

2.分连写：词内连写，词间分写。 例：“公共场所请勿吸烟” GONGGONGCHANG SUOQINGWUXIYAN 以上未按《汉语拼音正词法基本规则》标注，属不规范。

以下标注规范：“公共场所请勿吸烟” GONGGONG CHANG SUO QINGWU XIYAN